ما هي إدارة الوثائق؟
معظم الاعمال التجارية والمنظمات التي تعتمد على وثائق لتخزين البيانات والمعلومات تبقى متاحة بسهولة. بعض الشركات خلق الملايين من الوثائق كل عام. ايداع البيانات التي يتم تجميعها وتخزينها بأمان والفهرسه بشكل مناسب ، مما يسهل الوصول اليها وحمايتها من الدخلاء هو مصدر قلق كبير بالنسبة لكثير من المنظمات.
لكي تتمكن من تنفيذ وثيقة من وثائق نظام ادارة في منظمتكم ، عليك أولا ان تأخذ في الاعتبار الجوانب التالية لادارة الوثائق. وهي تشمل ما يلى : وتخزين وإسترجاع وحفظ الملفات ، والأمن ، والمحفوظات ، والبقاء فيه ، والتوزيع ، وتدفق العمل ، وخلق. هنا نظرة على كل واحد من هذه الجوانب.
تخزين الوثائق : انك قد لا اعتقد أنها صفقة كبيرة لتخزين بضع مئات من الوثائق ، ومع ذلك ، من المهم جدا ان نتصور عن حجم الشركات الكبيرة ، والتي يمكن ان تخلق الملايين من الوثائق كل عام ، وعلى اساس منتظم.
ولا يقتصر الأمر على هذه الوثائق عادة موزعة على العديد من المكاتب في جميع انحاء البلد ، يمكن ان تكون في اجزاء مختلفة من العالم أيضا. تخزين وثيقة من وثائق هامة قطعه لإدارة الوثائق ، ويرجع ذلك إلى حقيقة أن في المستقبل القريب ، وثيقة من وثائق قد تحتاج الى ايجاد قانونيه او غيرها من الأغراض التجارية. معظم الشركات الكبيرة فى تخزين الوثائق بطريقتين ؛ انها اما نسخ رقمية من جميع وثائقها وبعد ذلك تخزين جميع الوثائق في قاعدة بيانات كبيرة أو استئجار أو شراء مساحات التخزين حيث عقدت هذه الوثائق لعدة سنوات (وعادة ما ذكر من قبل الدولة او الحكومة القانون) قبل ان يتم تدميرها. معظم الشركات والمؤسسات الكبيرة على حد سواء ان تفعل ، فإنها لديهم من وثائق رقمية ووضعها في المخازن حتى إنها لم تعد هناك حاجة اليها.
استرجاع الوثائق : استرجاع وثائق اخرى هي مشكلة هاءله الى ان الكثير من الاشخاص المشاركين في إدارة الوثائق ويجب ان تحل. كيف الوصول الى وثيقة واحدة محددة في كومة من الآلاف أو حتى الملايين من الوثائق؟ استرجاع الوثائق ويتطلب نظام للتخزين الوثائق والحصول على هذه الوثائق في الوقت المناسب ، فضلا عن النقد بأسعار معقولة.
الايداع : ايداع امر في غاية الاهميه ، حتى اذا كان لديك نظام انشاء المنظمه ، من هو القول ان الملف لا يمكن ان يكون من السهل في غير محله. ومن المهم ان يكون لها نظام ليس فقط سهلة الاستعمال ، ولكن نافذا حتى ولو في غير موضعه وثائق. اليوم بعض الوثائق التي تتضمن ملصقات الارسال. تسمح هذه الاجهزه المرسله مساعدين لإيداع ملف بسهولة عبر الترددات اللاسلكيه (الترددات الراديويه التكنولوجيا). لمهمة على طريق اغلاق ملفات ، المزيد والمزيد من الشركات التي تستخدم هذه التكنولوجيا.
الأمن : الأمن بالنسبة لمعظم المنظمات امر بالغ الاهميه عندما يتعلق الامر الى ادارة الوثائق. كثير من الشركات الاسرار الصناعية ، والتخطيط ، والمرتبات والبيانات وأنواع أخرى من المعلومات التي تخزن على وثائق. ما إذا كانت الوثيقة ليست سوى بضعة اسابيع او بضعة من العمر عاما ، واذا كان شخص اذا لم يكن هناك اذن ان ننظر الى هذه الوثائق ونسخة عن عقد من يحصل عليها ، فإنه يمكن ان تتسبب في المنظمه ربما الملايين من الدولارات من الاضرار. واليوم ، الكثير من الاحتياطات الامنية تقام حول ادارة الوثائق. فعلى سبيل المثال ، فيما يتعلق التخزين الرقمي وثيقة من وثائق ، معظم الوثائق المخزنه على حواسيب الخدمة التي لا يمكن الوصول اليها عن طريق شبكة الانترنت ، إلا الانترانت (المنظمات الحواسيب فقط). معظم الوثائق الرقميه هي ايضا مشفره والمحميه بكلمة مرور حتى يمكن ان يأخذ الكثير من العمل الشاق لمجرد فك شفره وثيقة واحدة.
الامن هو ايضا مصدر قلق كبير للمستندات التي يتم تخزين جسديا. اذا كانت وثيقة من وثائق مرفق تخزين لم يتم تأمين على الوجه الصحيح ، يمكن لأي شخص بسهولة مع المشي في مجموعة من وثائق مجلس الوزراء الايداع أو ما هو أسوأ. معظم مرافق التخزين وثيقة من وثائق يحرسها الأمن المهنيين.
المحفوظات : واحد من جوانب حفظ الوثائق من الناس هو كيف سيكون قادرا على الوصول الى الوثائق في المستقبل ، دعنا نقول من 50 الى 100 سنة من الآن. نظرة إلى الوراء 20 عاما وكان عدد كبير من الاشخاص باستخدام 5 ربع بوصة فلوبيس او انواع اخرى من البيانات مع الكمبيوتر لغات محددة. جزء واحد من حفظ الوثائق هي التأكد من وجود متوافق طريقة للوصول الى البيانات بسرعة وفعالية.
الاستبقاء : الابقاء على وثائق تشير الى عقد لفترة محددة من الزمن. وفي حين ان قوانين الدول والحكومات عادة ما تملي طول الفترة الزمنية لبعض الوثائق مثل ايصالات الضرائب ، والموارد البشريه وثائق ، الخ ، وغيرها من الوثائق الهامة التى قد تكون دمرت قبل الاوان. كيف ترى الاحتفاظ للتأكد من الوثائق الهامة التي لا تزال تجري بشكل منفصل عن الآخرين بحيث ان بقائهم على قيد الحياة ، فإن التطهير سنويا.
توزيع : تماما مثل أي نوع آخر من البيانات او السلع الاساسية ، كيف أحصل على الوثائق التى انشئت فى ايدى الناس التى تحتاج اليها؟ فعلى سبيل المثال ، انه لأمر جيد للموارد البشريه ومساعد لانشاء وثيقة من وثائق على الانهاء ، ولكن اذا كان محام احتياجات تلك الوثيقة في وقت لاحق من 2 سنة ، وكيف سيتم توزيع وثيقة من وثائق. وعادة ما إذا كانت الوثائق رقميا يتم مسحها ضوئيا ، وثيقة من وثائق يمكن ان تكون سحبت حتى من المحفوظات الرقميه عن طريق كلمة سر او طلب العمل ، غير انه اذا كانت مخزنة في شكل الورقه الاصليه ، يجب ان يكون هناك نوع من خطة في مكان العثور على وثيقة من وثائق تسليم فعال لانه هو الشخص الذي يتطلب منه.
العمل : العمل هو عملية لكيفية التحرك في اطار وثيقة من وثائق المنظمه. فعلى سبيل المثال ، دعنا نقول ميزانيه تم انشاء ؛ يجب ان يكون هناك خطة سير العمل في المكان للمساعدة في تسهيل توزيع الوثائق من الخالق للمديرين ، والى المسؤولين التنفيذيين في المسؤول عن الشؤون المالية.
انشاء : من المهم للنظر في كيفية انشاء وثائق. وثيقة من وثائق قد تنشأ من قبل شخص واحد ، من قبل فريق من شعب بأكمله او الادارة. وهذا ايضا جزء من إدارة الوثائق ، ويجب ان يكون هناك تنظيم وهيكل للمساعدة في هذه العملية ان تكون فعالة.
وثيقة من وثائق ادارة يأخذ كل من المواضيع المذكورة اعلاه في الاعتبار. ما إذا كنت احد وحيد هو مالك ، في العمل في الاعمال التجارية الصغيرة أو لمنظمة كبيرة ، ادارة الوثائق امر في غاية الاهميه ويمكن ان يساعد منظمتكم مع تدفق المعلومات.
اشارة مرجعيه ما هي إدارة الوثائق؟
