Che cos'è la posta elettronica archiviazione?
E-mail archiviazione è il processo di registrazione e sistematicamente copie di salvataggio e-mail per corrispondenza record di mantenimento e di documentazione.
Logica per E-Mail Archiviazione
Dal punto di vista giuridico, i regolamenti che disciplinano i record di mantenimento e gestione sono state utilizzate per anni, con industrie specifiche (ad esempio, avvocati, finanziarie e istituti di credito, strutture mediche, ecc) è tenuto a conservare la documentazione per periodi della durata da tre a cinque anni o più. L'introduzione e la successiva crescita di Internet basata sulla comunicazione non è cambiato il quadro giuridico e per questi requisiti.
Allo stesso tempo, tribunali statunitensi hanno emesso linee guida su ciò che si chiama 'e-scoperta' o lo scambio di informazioni con mezzi elettronici in giudizio. L'American Bar Association ha, a sua volta, ha messo in guardia gli avvocati che l'e-apparentemente scoperta copre tutti i mezzi di comunicazione elettronica - tra cui supporti di memorizzazione, personal computer, computer portatili, PDA, telefoni cellulari, e così via.
Oltre a queste fonti di informazioni, le società devono essere pronti a dimostrare che il loro record non siano stati alterati. Allo stesso modo, essi dovrebbero essere in grado di dimostrare - se necessario - che il loro avversario record sono stati alterati.
I requisiti di legge straddle in questioni pratiche. Traccia una pista di posta elettronica (per scopi di contenzioso, ad esempio) si traduce spesso in un tempo passato e le persone 'dedicato' a un unico compito - attraverso la ricerca di supporti di memorizzazione, di controllo e di contro-verifica la veridicità e l'accuratezza dei dati, e in alcuni casi il tentativo di recupero le informazioni che è stato soppresso - tutti sotto la pressione di pesanti sanzioni in caso di guasto.
Il volume di dati che la posta elettronica di sistemi composti generare il problema. Anche la rimozione di spam lascia un notevole volume di dati più di sinistra - che devono essere depositate, immagazzinati e mantenuti nella forma e nei modi che è facile da recuperare e traccia.
E-mail archiviazione
Contrariamente a molte persone di credenze, archiviazione della posta elettronica non è una questione di svolta della questione il dipartimento IT - che, a sua volta, sia di acquisto o di sviluppare un in-house sistema di archiviazione per uso aziendale. Esperti sottolineano che il successo di archiviazione e-mail coinvolge il lavoro di gruppo e l'interazione tra i tre dipartimenti: giuridico, sviluppo delle risorse umane (HRD) e IT.
Il dipartimento legale ha il compito di stabilire il quadro e parametri del sistema di archiviazione - che i record devono essere archiviati e per quanto tempo, i termini e le condizioni che regolano il record memorizzati (ad esempio, che ha accesso, quali sono le procedure da seguire , Ecc.)
Dello sviluppo delle risorse umane dipartimento ha il compito, d'altra parte, comporta la formazione e l'educazione delle esigenze, i requisiti e le procedure per l'archiviazione e-mail - cosa archivio, come spesso si dovrebbe fare, i sistemi coinvolti, e così via.
Il reparto IT ha il compito creazione di infrastrutture (compresi hardware e software di supporto), i sistemi e le procedure, nonché l'assunzione e la formazione del personale per la supervisione del sistema.
Alla fine della linea vengono i sistemi - come osservato, hardware (ivi compresi gli opportuni supporti di memorizzazione), programmi software, sistemi di backup e le procedure, la gestione delle calamità e così via.
Archiviazione della posta elettronica è un elemento essenziale prassi commerciali. Giuridiche e sanzioni pecuniarie in non correttamente che istituisce un funzionale sistema di archiviazione e-mail può essere sostanziale.
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