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ドキュメント管理は何ですか？
ほとんどの企業や団体に依存してそれらのドキュメントを格納するデータや情報を容易に保つ入手可能です。 いくつかの企業は毎年百万のドキュメントを作成します。 出願データは収集されると、安全に保管して、それを正しくインデックスに登録することで保護することでより簡単にアクセス可能と部外者は、多くの組織の主要な関心事です。
あなたを実装するために、ドキュメント管理システムは、お客様の組織にする必要があります次の点を考慮して最初のドキュメント管理します。 が含まれます：ストレージ、検索、ファイリング、セキュリティ、アーカイブ、保存、流通、ワークフロー、および作成します。 次に示すのは、これらの側面を見て、各1つです。
保管書類：あなたかもしれない大したことないと思うが、数百のドキュメントを保存するには、しかし、を想像することは非常に重要なの大きさについては、大企業、これは毎年百万のドキュメントを作成、およびでは、定期的です。
だけでなく、これらの書類は、通常のオフィスを広げて、全国の多くのことが可能で、世界のさまざまな部分です。 ドキュメントのストレージは、重要な作品をドキュメント管理、という事実のために、近い将来、ドキュメントする必要があるかもしれない、法的またはその他のビジネス上の目的では見つかりませんでした。 ほとんどの大企業ストアの書類は2つの方法;彼らすべてのドキュメントのデジタル化のいずれかと入力し、すべてのドキュメントを格納する大規模なデータベースやストレージ容量をどこにレンタルまたは購入が行われるため、これらの書類の数年間（通常は記載された状態や政府の法）前に破壊されることができます。 ほとんどの企業や大規模な組織でその両方を、彼らと場所をデジタル化してその書類を倉庫に保管するまで、彼らはもはや必要です。
取得ドキュメント：ドキュメントの取得は別の巨大な問題が発生したドキュメント管理に携わる多くの人々を解決する必要があります。 どうすれば1つの特定のドキュメントにアクセスする数千人の上に山積みになったかにも数百万のドキュメントのですか？ システムのドキュメントを取得するには、これらの文書を保存するドキュメントやアクセスをタイムリーに、手頃な価格だけでなく、金銭的な態度です。
出願：出願は非常に重要なのは、組織のシステムをお持ちの場合も設定すると、 whoは、ファイルを言うことで簡単に見当違いのことはできません。 これは重要なシステムには簡単に使用されていないだけですが、効果的なドキュメントが見当違いのたとえです。 今日のいくつかのステッカーが含まれるドキュメントがトランスポンダです。 これらの出願支援を簡単に検索できるようにトランスポンダ経由でファイルのRF （無線周波数技術）です。 重要なファイルを、ますます多くの企業がこの技術を使用しています。
安全保障：安全保障、ほとんどの組織は非常に重要となるドキュメント管理しています。 多くの企業の企業秘密、都市計画、給与データや他の種類の情報がドキュメントに格納されています。 かどうかの文書にはほんの数週間前、またはいくつかの歳で、認可されていないかどうかを探すと、これらの書類のコピーを保持するのを取得すること、それが原因で、おそらく数百万ドルの損害賠償を組織します。 今日、多くのセキュリティ対策は、ドキュメント管理策セットアップします。 例えば、デジタルドキュメントに関する置き、ほとんどのドキュメントがサーバーに格納され、インターネットにアクセスされていない場合は、イントラネット（の組織のコンピュータのみ） 。 ほとんどのデジタル文書は、暗号化とパスワードで保護されてもかかることが多くのハードワークだけ1つの文書を復号化します。
安全保障でも、ドキュメントのために重大な懸念を物理的に格納されています。 もしその文書が適切に確保貯蔵施設ではない、人が簡単に歩いて行くのをファイリングキャビネットのドキュメントの全体または悪化している。 ほとんどのドキュメントの貯蔵施設安全保障専門家が守られています。
アーカイブ：面白い側面を1つのアーカイブのドキュメントは、人々がどのようにアクセスできるように書類を将来的には、まあ言ってみれば今すぐ50から100年です。 20年間を振り返ると多くの人々を使用していた5 ¼インチフロッピーまたは他の種類のデータを特定のコンピュータ言語です。 1つのアーカイブのドキュメント部分は、互換性を確認するには、データにアクセスする方法を迅速かつ効果的です。
保持：保持所蔵のドキュメントを参照して、特定の期間の時間です。 法律に通常の状態と政府間の長さを左右して時間をいくつかの税の領収書などの書類は、人的資源のドキュメント等、他のドキュメントには重要なかもしれない途中で破棄されます。 書類の保持を確認する方法について検討されても他の人から別々に行われた重要なのは生き残るのは例年のように削除します。
分布：同じように他の種類のデータや商品、書類をどのように入手して作成されているの人々の手にすることが必要ですか？ 例えば、これは罰金は、人的資源アシスタント文書を作成するには、終端が、弁護士を必要とする場合、ドキュメントの2年後、どのように文書で配布します。 通常の場合、書類は、デジタルスキャンされ、文書にはデジタルアーカイブからのプルアップを介してパスワードや機能リクエストの、しかしそれに格納され、元の紙のフォームが計画されるの代わりにいくつかの種類の文書を見つけるには、効果的に提供し、人を必要とします。
ワークフロー：ワークフロープロセスをどのようにドキュメントは、組織内での動きです。 たとえば、まあ言ってみれば、低予算が作成されて;存在しなければなりませんの代わりに、ワークフローの計画に役立つ資料の配布を容易にする管理者からのCreatorを、財政を担当する役員です。
創作：する方法を検討することが重要書類が作成されます。 5月に作成されたドキュメント一人の人々や、チーム全体の部門です。 これもまたパートのドキュメントの管理、および組織と構造がなければなりませんが、このプロセスを助ける効果的です。
ドキュメント管理は、上記のすべてのトピックを考慮します。 かどうかは、オーナー経営者、仕事をする中小企業や、大規模な組織、ドキュメント管理が非常に重要であるとは、お客様の組織と情報の流れです。
ブックマークドキュメント管理は何ですか？
