Che cos'è la gestione dei documenti?
La maggior parte delle aziende e le organizzazioni si affidano a loro documenti per memorizzare i dati e mantenere le informazioni disponibili. Alcune società creare milioni di documenti di ogni anno. Deposito di dati che vengono raccolti, del deposito del tutto sicura, indicizzazione correttamente, il che la rende facilmente accessibili e proteggendolo da outsider è una grande preoccupazione per molte organizzazioni.
Per poter attuare un sistema di gestione dei documenti a vostra organizzazione, è necessario innanzitutto prendere in considerazione i seguenti aspetti della gestione dei documenti. Essi comprendono: stoccaggio, recupero, archiviazione, la sicurezza, l'archiviazione, conservazione, distribuzione, il flusso di lavoro, e la creazione. Qui è un guardare ciascuno di questi aspetti.
Memorizzazione Documenti: Forse non pensare che sia un grosso problema per memorizzare poche centinaia di documenti, tuttavia, è molto importante per immaginare circa l'entità delle grandi imprese, che possono creare milioni di documenti di ogni anno, su base regolare.
Non solo sono di solito questi documenti sparsi su molti uffici in tutto il paese, possono essere in diverse parti del mondo. Documento di archiviazione è un importante pezzo di gestione dei documenti, a causa del fatto che nel prossimo futuro, un documento potrebbe dover essere trovati per legali o altri scopi commerciali. La maggior parte delle grandi imprese di conservare i documenti in due modi, ma sia digitalizzare tutti i loro documenti e quindi memorizzare tutti i documenti in un database di grandi dimensioni o affittare o acquistare spazio di archiviazione, dove tali documenti sono detenute per un certo numero anni (di solito dichiarato dallo Stato o di governo legge) prima di poter essere distrutto. La maggior parte delle aziende e organizzazioni di grandi dimensioni fare entrambe le cose, essi digitalizzare i loro documenti e li metta in deposito fino a quando non sono più necessari.
Recupero Documenti: Recupero dei documenti è un altro enorme problema che molte persone coinvolte nella gestione dei documenti deve risolvere. Come faccio ad accedere a uno specifico documento in una pila di migliaia o addirittura milioni di documenti? Recupero di documenti richiede un sistema di conservazione dei documenti e l'accesso a tali documenti in modo tempestivo, così come un modo accessibile monetaria.
Deposito: Deposito è estremamente importante, anche se si dispone di un sistema di organizzazione creata, che è quello di dire che un file non possono essere facilmente fuori luogo. E 'importante avere un sistema che non è solo facile da usare, ma è efficace anche se i documenti sono fuori luogo. Alcuni dei documenti che oggi sono adesivi che includono transponder. Questi transponder consentire il deposito assistenti di individuare facilmente un file via RF (Radio Frequency tecnologia). Per file importanti, sempre più aziende stanno utilizzando questa tecnologia.
Sicurezza: sicurezza per la maggior parte delle organizzazioni è di fondamentale importanza quando si tratta di loro la gestione dei documenti. Molti segreti industriali aziendale, la pianificazione, la retribuzione dei dati e di altri tipi di informazioni sono memorizzate su documenti. Se il documento è solo di qualche settimana o pochi anni, se qualcuno che non è autorizzato a guardare e copiare questi documenti ottiene una sospensione di essi, può causare l'organizzazione, eventualmente, di milioni di dollari di risarcimento danni. Oggi, molte precauzioni di sicurezza sono istituiti nei pressi di gestione dei documenti. Per esempio, in materia di documento di archiviazione digitale, la maggior parte dei documenti sono memorizzati su server che non sono accessibili da Internet, solo le Intranet (le organizzazioni di computer solo). La maggior parte dei documenti digitali sono anche criptati e protetti da password in modo che possa prendere un sacco di duro lavoro solo per decifrare un documento.
La sicurezza è anche una delle maggiori preoccupazioni dei documenti che vengono memorizzati fisicamente. Se un documento impianto di stoccaggio non è adeguatamente protetta, una persona può facilmente a piedi con un gabinetto intero deposito di documenti o di peggio. La maggior parte documento di impianti di stoccaggio sono custoditi da professionisti della sicurezza.
Archivio: Uno degli aspetti interessanti di archiviazione dei documenti è come la gente sarà in grado di accedere ai documenti in futuro, diciamo 50 a 100 anni da adesso. Guardare indietro 20 anni e molte persone sono state usando 5 ¼ pollici dischetti o altri tipi di dati con specifico computer lingue. Una parte di archiviazione dei documenti è quello di assicurarsi che c'è un modo compatibile per accedere ai dati in modo rapido ed efficace.
Conservazione: Conservazione azienda si riferisce a documenti per un determinato periodo di tempo. Mentre Stato e di governo dettare leggi di solito il periodo di tempo per alcuni documenti quali entrate fiscali, i documenti delle risorse umane, ecc, gli altri documenti che sono importanti potrebbero essere prematuramente distrutti. Conservazione ritiene come assicurarsi che i documenti sono ancora importanti si svolgono separatamente dagli altri in modo che essi sopravvivere annuale purghe.
Distribuzione: Esattamente come qualsiasi altro tipo di dati o di merce, come si fa a ottenere i documenti che sono stati creati nelle mani di persone che ne hanno bisogno? Ad esempio, essa va bene per un assistente risorse umane per creare un documento su una risoluzione, ma, se ha bisogno di un avvocato che documento 2 anni più tardi, come il documento da distribuire. Di solito se i documenti vengono digitalizzati, un documento può essere tirato su dalla archivi digitali tramite una password o di lavoro richiesta, tuttavia, se memorizzato nella sua originale forma cartacea, ci deve essere una sorta di piano in atto per trovare il documento e efficacemente consegnare il documento alla persona che lo richiede.
Flusso di lavoro: workflow è il processo di come un documento che si muove all'interno di una organizzazione. Per esempio, diciamo un bilancio è stato creato, ci deve essere un piano di lavoro in atto per contribuire a facilitare la distribuzione dei documenti da parte del creatore per i dirigenti, ai dirigenti responsabili delle finanze.
Creazione: E 'importante considerare come documenti sono creati. Un documento può essere creato da una persona, da un team di persone o di un intero dipartimento. Anche questo fa parte della gestione dei documenti, e ci deve essere l'organizzazione e la struttura per aiutare questo processo sia efficace.
Gestione dei documenti prende tutti i temi di cui sopra in considerazione. Se sei un solo titolare, il lavoro in una piccola azienda o per una grande organizzazione, di gestione dei documenti è estremamente importante e può aiutare la tua organizzazione con il flusso di informazioni.
Segnalibro Che cos'è la gestione dei documenti?
